Lorsque vous avez à remplacer l'ordinateur d'un poste existant et que le nouveau poste est relié au réseau, il vous faut installer Toubib à partir de son site (Toubib.ca) et cocher poste de travail durant l'installation. Il vous sera demandé le chemin du serveur (voir sur un poste actif: menu Outils | Reconfigurer base de données) et le chemin de la base de données (habituellement: c:\toubib\medic.ib).
En cas de panne du serveur, il vous est possible de prendre l'un des postes du réseau afin de stocker temporairement la base de données. Vous allez récupérer la dernière sauvegarde (menu | Outils | Reconfigurer base de données), indiquer le nom ou l'adresse IP de l'ordinateur choisi et le chemin (habituellement c:\toubib\medic.ib) puis actionner Restauration d'une sauvegarde. Il ne vous reste plus qu'à rediriger tous les autres postes à cette nouvelle adresse.
Pour vous prémunir de toute action légale, il est préférable de faire le transfert du dossier que l'on veut supprimer dans une filière inactive (ex.: supprimé); les données seront conservées mais le dossier ne fera plus partie des filières actives.
Pensez mettre à jour la liste des patients inscrits avec GMF|Récupérer liste avant de changer l'état d'une inscription. Celui-ci est peut-être déjà modifié à la centrale de la RAMQ. Car si le patient a signé avec un autre médecin, son état sera automatiquement signifié dans votre programme.
N'oubliez pas d'inscrire le nouveau clinicien au numéro: id de l'utilisateur des Paramètres du B2B afin que celui-ci puisse utiliser le service. Vous pourrez trouver le formulaire au site web de Toubib (toubib.ca) à la page Outils dans la section Formulaires le formulaire Inscription Services en ligne.
En cas d'anomalie (ex.: plantage de l'ordinateur), une note peut rester bloquée jusqu'à deux heures - période maximale de régénérescence.
Lorsque deux dossiers existent pour un même patient, soit parce que le numéro d'assurance maladie a été modifié, soit que celui-ci n'était pas complet (NN, XX), il vous est possible de les fusionner. Au menu Gestion | Fusionner dossier, vous entrez le numéro de dossier à éliminer (la lettre de la filière est obligatoire) dans Transférer les informations du patient et Valider pour vérifier les coordonnées. Vous inscrivez (dans Vers le patient ) le numéro de dossier à conserver (n'oubliez pas la lettre) toujours en validant. Si tout est en ordre, vous entrez la date du jour (format suggéré à droite) en cochant Détruire le cardex X00000 et pressez Transférer . Les données du dossier éliminé seront ajoutées au dossier restant.
Avec la prolifération des nouveaux numéros de téléphone, il devient difficile de différencier un appel local d'un interurbain. Pour remédier à ce problème, il vous est possible d'ajouter un indicateur au bout du numéro de téléphone principal, par exemple, I ou Inter, L ou Local (jusqu'à 5 caractères).
Lorsque vous démarrez Toubib et que vous avez le message que Toubib tente de se connecter à la base de données sans résultat, c'est que vous éprouvez un problème de réseau. Si après un redémarrage de votre ordinateur, le problème subsiste, vous aurez à contacter le responsable de votre installation informatique afin qu'il puisse rétablir votre connexion réseau.
1 Déménagement de la personne assurée 2 À la demande du professionnel 3 Départ volontaire de la personne assurée 4 Formulaire transmis par erreur 5 Dissolution du GMF 6 Fin d'adhésion du médecin au GMF 7 Changement de médecin de famille 8 Changement de médecin dans le même GMF 9 Personne assurée décédée 10 Décès du médecin de famille 11 Avant le 1er janvier 2009: N'est plus inscrit car âgé de plus de 63 mois 12 Rétablissement d'une inscription 13 Modification de la date de naissance 14 Fusion de fiches de personnes assurées 15 Changement significatif du lieu de pratique (cessation de prise en charge) 16 Modification volontaire de pratique (cessation de prise en charge) 17 À la demande du coordonnateur du CSSS 18 À la demande du comité paritaire (avec récupération forfait LE 245) 19 À la demande du comité paritaire (sans récupération forfait LE 245) 99 Autre